Применение матрицы Эйзенхауэра – как расставить задачи правильно

Очередной насыщенный день. Ты успешно справилась с кучей самых разных дел, в чем-то преуспела, а что-то, наоборот, перенесла в своем плотном графике на будущий период… Ты молодец. Отчего же в таком случае тебя не покидает внутренний дискомфорт? Почему гнетет ощущение, будто ты не успела пожить для себя, сделать что-то действительно важное, то, к чему расположена душой и сердцем?

Почему ты ничего не успеваешь

Одна из них – груз проблем, который непосильно давит, мешая тебе расправить крылья. Когда ты реально не можешь с ними справиться (по состоянию здоровья, из-за недостатка финансов и прочее) – это одно. Но если разобраться в собственной жизни тебе мешает нерациональное распределение своего времени – это совсем другое и требует если не прямых подзатыльников, то, как минимум, кардинального пересмотра приоритетов.

Невролог Антонио Дамасио провёл ряд исследований взаимоотношений психоэмоционального состояния человека со способностью принимать им взвешенные решения. В привязке к результатам этих исследований, ты можешь убедиться, что твоя внутренняя опустошенность, уязвлённость, депрессивность, тревожность и прочая негативная окраска состояния обусловлена ошибками в построении конкретных задач.

Проще говоря, ты выбираешь второстепенные цели, а действительно важные задачи оставляешь «на потом». Как правило, «потом» до них руки уже не доходят, и ты погружаешься в замкнутый круг, из которого нет выхода.

Принцип «матрицы Эйзенхауэра»

Дуайт Эйзенхауэр вошёл в историю как 34-й президент США. Но кроме того, он был генералом армии, командующим войсками союзников во Второй мировой войне, и первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Да, он не был тайм-менеджером в том понимании, какое ты вносишь в этот термин сегодня. Но специфика службы вынудила его разработать концепцию экономии времени, основанную на разделении важных и второстепенных задач, срочных и несрочных. В итоге он стал человеком, предложившим миру действенный инструмент для распределения задач по приоритету их значимости.

Создатель «матрицы Эйзенхауэра» говорил: «Не все срочные дела – важные, не все важные дела – срочные». Когда ты это поймешь, сможешь основательно почистить свой список текущих дел и минимизировать эмоциональное давление, вызванное необходимостью быть везде и сразу.

Как научиться отделять главное от второстепенного

Основываясь только на этом принципе, ты уже можешь вычеркнуть из списка текущих дел покупку тапочек супругу (важно, но он с этой задачей справится и сам). Что ещё – можно определить простым упражнением:

• возьми бумагу и карандаш;
• начерти квадрат 3*3 см;
• самый первый квадрат оставь незаполненным, в верхней строке укажи «срочно» и «несрочно», в первом столбце – «важно» и «второстепенно»;
• оставшиеся четыре ячейки квадрата заполни буквами А, В, С и Д слева направо.

Порядок расшифровки таков:

• Ячейка «А» – самые важные дела, требующие быстрого выполнения. Это архиважные вопросы здоровья, жизни и благополучия. Как правило, этот квадрат останется незаполненным, если, конечно, ты не откладывала решение задач такого плана до тех пор, пока они не перешли в статус «пожарной тревоги».
• Ячейка «В» – основная сфера деятельности, которая имеет определенную значимость, но не сопряжена с максимально быстрым получением результата. Сюда можно внести работу, семейные и бытовые нужды, и другие пункты, над которыми ты будешь работать, не балансируя на краю панической пропасти.

• Ячейка «С» – отвлекающие факторы. Сюда войдет то, что мешает тебе добиться поставленных задач. Это не первостепенные проблемы, но они требуют быстрого решения, иначе станут настоящей занозой, выматывающей эмоционально и проецирующей дальнейшую неразбериху.
• Ячейка «Д» – мусорник сознания. Самая интересная и многогранная, но абсолютно бесполезная вещь в твоей жизни. В этом квадрате «живут» вечерние сериалы, ванна с лепестками роз, пасьянс в рабочее время, серфинг по сети и прочее, что радует душу и отвлекает мозг, но забирает необходимое время. Разумеется, момент переключения сознания помогает избежать перенапряжения, но избыток дел в этой ячейке повлечет за собой сбой в содержании всех квадратов матрицы и станет реальной проблемой.

Теперь вернись к своим записям и честно ответь на вопросы: важны или нет твои планы и намерения, требуют ли быстрого решения или могут подождать. Твои дальнейшие действия будут основываться на этих ответах.

Визуализирующие подсказки

При составлении «матрицы Эйзенхауэра» не лишним будет прибегнуть к знаниям психологии цвета. Ориентируясь на красный, как основной раздражитель и возбудитель органов зрения, тебе захочется максимально быстро его убрать из своей жизни. Этот цвет наиболее подходит для визуализации проблем, указанных в ячейке «А».

Вполне приятные, стимулирующие мозговую активность оттенки жёлтой палитры подойдут для сектора «В». При грамотном планировании именно этот цвет в твоей матрице окажется доминирующим.

Отвлекающие факторы соотносятся с зелёным. А палитра синего (достаточно трудная для восприятия и приводящая к нарушениям сна, апатии, мозговой пассивности) больше подходит для последней ячейки, условно именуемой буквой «Д».

Как «матрица Эйзенхауэра» повлияет на твою жизнь

На самом деле, не нужны быть архи-занятым человеком, чтобы испытывать трудности с наличием свободного времени. По факту, ты одинаково не успеваешь что-то сделать при любых масштабах нагрузки. Но применение такого простого и доступного инструмента способно в корне преобразить твоё существование.

«Матрицей Эйзенхауэра» ты можешь пользоваться на работе или в быту, при планировании выходного дня или ближайшего десятилетия. Визуализированные подсказки помогут тебе расставить приоритетные направления дальнейшей жизни, определить порядок выполнения дел, а также вычеркнуть из своего времяпрепровождения лишние нюансы, без которых ты спокойно можешь обойтись.

Попробуй проделать такой трюк, ограничив себя временными рамками. Не строй планы сразу на год, но возьми за основу ближайшие сутки. Распредели обязанности, не забудь про личные контакты (как приятные, так и вынужденные), упомяни увлечения и те делишки, которые помогают тебе снять психоэмоциональное напряжение в рабочее время (социальные сети, новостные ленты, игры и прочее). Внеси их в нужные ячейки и выполняй по мере срочности или необходимости.

К концу вечера, проанализировав результаты, ты удивишься, как много времени вместилось в твой обычный день.

Применение матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно.

Идея распределять дела по такой методике появилась у 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, руководившего страной с 1953-го по 1961 год. Эйзенхауэра считают одним из самых продуктивных президентов в истории Штатов. Метод Эйзенхауэра популяризировал Стивен Кови, описав его в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

Прежде чем заполнять матрицу, отследите в течение нескольких дней, какие задачи вы выполняете, и сколько времени они отнимают. После наблюдения положите перед собой список дел и к каждому задайте три вопроса:

• Была ли задача для меня срочной?
• Была ли она для меня важной?
• Я единственный, кто мог это сделать?

Ключевые слова — «для меня». В основе оценки и распределения должны лежать результаты, которые нужны вам, а не вашим близким или коллегам. Когда распределите задачи по блокам, посмотрите, в каком квадрате их больше всего. Последовательно разбирайтесь с каждым квадратом.

В будущем старайтесь оставлять в одном квадрате не больше восьми задач, причем личные и рабочие задачи считаются вместе. А перед тем как добавлять новое дело, завершите одно из списка:

• Квадрат 1 — срочные и важные. Такие дела требуют быстрого ответного действия. Обычно у таких задач есть осязаемые дедлайны и последствия, если не выполнить их вовремя. Сюда отнесем дела, возникшие из-за кризисов или форс-мажоров. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно «заработать» хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью. Это приведет к «внутренней миграции» — делам из четвертого квадрата. Старайтесь оставить здесь как можно меньше дел. Разработайте план по достижению актуальных целей. Поставьте дедлайны, составьте расписание. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить.
• Квадрат 2 — несрочные и важные: задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных. Если таких задач большинство. Вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, вы чувствуете себя лучше. Это идеальная ситуация. Поддерживайте и сохраняйте ее как можно дольше.
• Квадрат 3 — срочные и неважные: рутинные задачи, их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным целям. Если таких задач большинство возникает ощущение, что вы занимаетесь не тем. Растет недовольство собой и своей жизнью. надо делегировать выполнение задач бытовым службам, научиться отказывать другим и заниматься этими задачами, когда в первом квадрате ничего не осталось.
• Квадрат 4 — несрочные и неважные: «убийцы времени», за которыми мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе. Конечно, желание отвлечься, отдохнуть, полениться — это естественно. Самого Эйзенхауэра критиковали за игру в гольф в рабочее время. Но гольф и бридж создавали баланс между личным временем и стрессовой работой президента. Эти задачи мешают достигать важных целей. Если таких задач большинство, вы можете застрять в рутине. Из-за этого появится стресс и ощущение эскапизма, бегства от проблем. Фиксируйте время. Это поможет определить главных «убийц времени». Когда их найдете, подумайте, чем их заменить или ограничить.

Где собирать матрицу Эйзенхауэра? Блокнот или тетрадь – не имеет значения, главное, чтобы вы осознавали границы между квадратами. Чтобы сделать распределение нагляднее, используйте разные цвета и шрифты для каждого блока. Используйте приложения для заметок: Todoist, Notion, Evernote.