будильник Фото автора KoolShooters: Pexels

Правило двух минут в тайм-менеджменте и его применение

Ирина Босенко

Автор

Практикующий дипломированный психолог, гипнолог. У самых сложных задач - са...

Наталья Суркова

Эксперт

Практикующий психолог, гештальт-терапевт. Закончила Тольяттинский Государ...

Правило двух минут в тайм-менеджменте звучит следующим образом:

  • Если задача занимает меньше двух минут, её нужно выполнить сразу.

Иначе говоря, такая задача не подлежит планированию, а значит «бери и делай».

Пример двухминутной задачи

будильник и клавиатура
Фото Katie Harp on Unsplash

Даже, если не следовать правилам тайм-менеджмента, то обычная, повседневная практика подтверждает это правило, или можно вспомнить старую пословицу-поговорку: не оставляй на потом то, что можно сделать сейчас.

Пример такой двухминутной задачи привести несложно: тебе на рабочий почтовый ящик приходит письмо с простым запросом дать подтверждение какому-либо стандартному рабочему действию. Вариантов твоего действия два:

  • можно дать ответ сразу, практически, автоматически, не отвлекаясь от чашки кофе;
  • можно отложить на потом, и, в конце рабочего дня, разгребать завал из многих таких писем, что займет определённое количество времени.

Если ты выбираешь второй вариант, то ты, точно ощутишь потраченное время. В первом же случае, в конце рабочего дня, возникает ощущение, что задачи с письмом не существовало вовсе. Да, и ты, вряд ли вообще о ней вспомнишь.

Тайм-менеджмент для женщин. Правило двух минут

Тайм-менеджмент для женщин. Правило двух минут

Система GTD (Getting Things Done)

Это правило часто применяется при работе с новыми задачами. Оно входит в состав системы GTD (Getting Things Done), разработанной американским специалистом по продуктивности Дэвидом Алленом. Данная система базируется на нескольких основных принципах. Вот несколько из них:

  • планируй свои дела. В основе этого принципа лежит условие обязательной фиксации запланированных дел на бумаге или любом другом носителе;
  • от малого к большому. Глобальные задачи следует разбивать на более мелкие: это упрощает их исполнение;
  •  грамотно расставляй приоритеты. В этом принципе определяется главная задача на день, которая находится в приоритете исполнения. Остальные, более мелкие, могут выполняться параллельно.

Правило двух минут может применяться при соблюдении, как минимум, двух приведенных правил. Разбивая основную задачу на более мелкие, чтобы облегчить её решение, часто возникают мелкие «делишки», которые можно решить совсем не утруждая себя, так сказать «между делом».

Результатом такого подхода, может стать то, что основная задача, освободившись от «рутинной шелухи», либо существенно упростится, либо перестанет существовать.

При расстановке приоритетов, «двухминутные» задачи, при грамотном планировании, не учитываются, они просто решаются сразу, освобождая, таким образом, время для решения более важных задач, или просто для отдыха, хобби, встречи с друзьями.

Как это работает

Последовательность работы с правилом двух минут, примерно такая:

  • определить требует ли задача: срочного решения; является типичной; не требует времени для поиска правильного решения, т.е. решается тобой, практически, автоматически;
  • если ответ «да» то, оцени время необходимое тебе для её решения;
  • если необходимое время близко к двум минутам, то задачу необходимо решить сразу.

Точка невозврата

Почему в качестве временного ориентира был выбран интервал две минуты? По мнению Дэвида Аллена, именно столько времени необходимо обычно потратить, чтобы обдумать и спланировать задачу. Две минуты – это своеобразная точка, в которой затраты на планирование задачи превышают временные затраты на её выполнение.   

Комментарии

Комментарий появится после модерации

close
up