Как научиться делегировать полномочия и зачем?

Если трудишься менеджером в коллективе, в твоих силах сделать так, чтобы каждый сотрудник реализовал свой потенциал. Сплоченная работа над проектом – это то, что делает любые начинания успешным.

Если у тебя есть маленький бизнес, например, ты шьешь сумки для похода в магазин или изготавливаешь кондитерские изделия, отдай часть работы другим людям, которые подарят тебе интересные идеи по маркетингу или поиску новых ингредиентов для тортов. А если ты не бизнесмен, а обычный рядовой сотрудник, то умение просить о помощи тебе тоже пригодится.

Ошибки начинающих руководителей

• Пытаешься сделать всю работу над проектом от начала до конца своими силами.
• Не доверяешь сотрудникам, их идеям.
• Считаешь коллег недостаточно умными, чтобы делиться с ними обязанностями.
• Просто не знаешь, как разделять работу над проектом.
• Ты – новичок, и еще не освоилась в команде.

В итоге получается такая ситуация: руководитель «разрывается» над разными задачами и ни одну из них не успевает делать качественно. А подчиненные не знают, чем себя занять.

Какой вид работы можно распределять

Если ты недостаточно доверяешь людям, сотрудничающим в твоей команде, то можешь начать с простого: отдавай им рутинную работу, которая не требует каких-то особых умений. Например, если бизнес связан с пошивом сумок, попроси подругу вырезать аппликации и этикетки, а сама придумывай фасоны и закупай материалы. Или можешь попросить одну из коллег отправлять почту клиентам.

С успехом и без боязни «провалить» проект можно делегировать любую подготовительную работу. Например, если вы с компанией шьете сумочки и одежду, и в скором времени хотите поучаствовать в выставке, попроси коллег зарезервировать места в выставочном комплексе, в котором будете демонстрировать товар. Позже, с развитием бизнеса, можешь назначить человека, обязанности которого будут заключаться в сборе информации и заключении договоров.

• Приемы и виды командного труда

Работа над проектом планируется по часам, дням и неделям. Поэтому люди могут оказать услуги друг другу на любом этапе сотрудничества: помогая решить небольшие важные задачи каждый день, в еженедельном планировании дел и в разработке целого проекта.

Совместная работа коллектива каждый день

Решение небольших задач, возникающих в процессе работы – простой способ делегирования, с которого стоит начать проект. Он гарантирует, что никакой твой сотрудник не останется незамеченным и принесет пользу. И, в конце концов будет поощрен.

Утром составь список дел в электронном формате и пришли на него ссылки своим коллегам. Распредели обязанности так, чтобы каждый человек получил на день по одной-двум задачам, которые соответствуют его талантам. В конце дня подведи итоги:

• Выяви, какие из задач нужно будет повторять каждый день в рамках работы над творческим проектом. Например, писать рекламные статьи, считать остатки фурнитуры, или переписываться с удаленными партнерами. Эти бизнес-процессы переложи на одного из сотрудников;
• Проанализируй, кому можешь доверить важные задачи, от которых зависит судьба проекта. Пусть эти люди выполняют твои обязанности, если тебе придется временно отстраниться;
• Учитывай загруженность каждого человека. Не взваливай почти весь проект на одного работника, чтобы он вы «выгорел»;
• Поговори с каждым и подробно опиши ему, что и как он должен делать;
• Продемонстрируй ему выполнение задачи на своем примере.

Посмотри на свой рабочий график и проанализируй: с какими пунктами ты справишься сама, не потеряв времени, а для выполнения каких мелких дел нужно поискать помощников. В первый день пусть люди трудятся под твоим контролем.

Потом можешь доверить им выполнять задания без твоего участия. Составь для людей, с которыми работаешь, список обязанностей с подробным описанием их трудовых процессов. А также в списке должностной инструкции уточни, к кому, кроме тебя, сотрудник может обратиться, если возникнет вопрос.

Если ты, к примеру, владеешь ателье, в обязанности твоего друга может входить консультация клиентов, составление замеров их фигур и легкая уборка помещения.

Еженедельный командный труд

У тебя должно быть 2 списка: один с ежедневными делами, а другой – со всеми этапами работы над творческой идеей. Во второй инструкции пропиши сезонные и общие требования для успешного ведения и завершения замысла, например, время для закупки принадлежностей, этапы создания праздничных мастер-классов, нюансы работы с аудиторией. Этот список похож на должностные инструкции работника, но он предполагает обширные временные рамки. Не стоит забрасывать второй список в «долгий ящик» – периодически собирайтесь с командой и сверяйтесь с ним, чтобы каждый участник коллектива убедился, что его работа идет по плану.

Как сделать так, чтобы делегирование сплотило команду

Чтобы труд был эффективным, команда должна быть дружелюбной, а ее участники – уважать друг друга. Представь, что твой начальник постоянно критикует и говорит и твоих провалах, а сотрудницы нервируют друг друга по пустякам либо наоборот, каждый себе не уме и не хотят обсуждать свою работу. Хотелось бы тебе в таком случае продолжать работать над проектом? Скорее всего, нет, даже если затея изначально интересная. Делегируй так, чтобы каждый человек учился у другого чему-то полезному.

• К примеру, вы шьете костюмы для шоу. Пусть человек, который разбирается в модных направлениях, окажет посильную помощь оформителю витрины интернет-магазина,
• Пообщайся в конце дня, при подведении итогов, с каждым членом коллектива и выявите, какая работа над проектом им нравится больше всего,
• Потом уточни у сотрудников, какую бы они хотели получить помочь, если не справляются или не ощущают себя достаточно квалифицированными в каких-то нюансах,
• Периодически общайся с каждым из челнов компании тет-а-тет, чтобы знать о его потребностях,
• Развивай искусство эффективного сотрудничества, устраивая тимбилдинги и совместные «тусовки».

Контролируй, чтобы другие работники не создавали козлов отпущения, на которых скидывают свои обязанности, ничем это не аргументируя. Чтобы человек работал с успехом, он должен чувствовать удовольствие, комфорт и безопасность. 

Есть критерии укажут на то, что коллектив в целом здоровый: ты не пускаешь процесс на самотек, а контролируешь, как люди общаются друг с другом и сохраняешь при этом демократичную среду. Ты наверняка когда-то видела коллективы, в которых царила атмосфера конкуренции между подчиненными: они жаловались, стучали, были склочными.

К этому может привести неправильная политика руководства, с перекладыванием ответственности за неэффективный труд на подчиненных. Нездоровая, недемократичная атмосфера в команде приводит к появлению «подлиз». Но теперь ты знаешь, как избежать этого с помощью грамотного делегирования.