Как научиться расставлять приоритеты и цели?

У тебя возникают проблемы с расстановкой приоритетов? Причины этого могут быть разными. Некоторым трудно отделить важное от неважного. Других можно быстро отговорить от их цели. Третьи откладывают свои цели, надеясь, что через несколько лет у них будет больше времени.

Бывает, что человек упускает из виду свои приоритеты в повседневной рутине. Результат: разочарование. Ещё и ощущение себя в роли белки в колесе.

Как это выглядит со стороны

Нетрудно представить такой разговор двух девушек:

Первая девушка задумалась. Действительно, а за тем ли идёт погоня? Часто проблема нехватки времени возникает потому, что нет чёткого вектора, по которому нужно идти. Неумение расставить приоритеты как раз приводит к недовольству собой, к отсутствию продуктивности. И, как следствие, к зависти тем, которые этому научились. Знакомо?

Как связаны цели и приоритеты

Научиться расставлять приоритеты – это не просто качественно управлять собственным временем. В совокупности это означает:

• организовать свой жизненный распорядок;
• определить личные ценности;
• напомнить себе о том, что действительно важно, а что лучше отложить или даже полностью оставить.

Твои приоритеты всегда должны соответствовать твоим собственным целям, которые напоминают маяки. Они освещают весь жизненный путь и вдохновляют.

Тем не менее, ты должна помнить, что, хотя у тебя от природы достаточно ресурсов, чтобы воплотить эти мечты в реальность, они могут годами, а то и десятилетиями, стоять в твоем списке дел. Это происходит потому, что люди склонны теряться в повседневной рутине и стрессе.

Особенно сейчас в 21 веке, когда информационный поток похож на цунами. Из-за него бывает трудно расставлять приоритеты. Ты постоянно получаешь и перерабатываешь информацию. Ещё и всегда кому-то что-то от тебя нужно. А твое внимание скачет от одного действия к другому, не зная, на чём именно ему нужно сосредоточиться.

Почему расставлять приоритеты бывает трудно

Необходимость расставлять приоритеты выходит за рамки продуктивности, к которой сейчас все так стремятся. Тут ты имеешь дело с многоуровневой компетенцией, которая влияет на каждую область твоей жизни. Потому что, если ты знаешь и помнишь, что действительно важно, тогда тебе приходится проще в отношениях, в работе и в эмоциональном развитии.

Почему некоторым так сложно научиться расставлять приоритеты? Ответ прост: потому что люди живут в беспокойстве. Их разум часто работает намного быстрее, потому что он перегружен и находится под давлением.

Ты замечала: когда ты хочешь всего добиться, всех удовлетворить, все решить, тогда, закрывая глаза ночью, ты делаешь это с таким гнетущим чувством, что на следующий день просыпаешься усталой с мыслью о длинном списке еще не выполненных задач?

Когда эти задачи накапливаются, страх и стресс пытаются взять тебя под контроль. И когда это происходит, это и делает все настолько сложным, что каждая цель, которую ты ставишь, размывается на твоих глазах. Научиться расставлять приоритеты означает, прежде всего, минимизировать их.

Ты должна научиться экономить свою энергию, чтобы использовать ее для определенных целей. А этого можно достичь только расслабленным умом, который знает, как сосредоточить свое внимание на главном.

Почему неумение ставить приоритеты влияет на любовь к себе

Большинству людей не удается хорошо распоряжаться своим временем и своими приоритетами, но этому можно научиться. Однако недостаточно составить список жизненных целей. Умение расставлять приоритеты идет рука об руку с личным развитием.

Речь о том, чтобы суметь так фокусировать свой разум, чтобы он был способен замечать возможности и использовать эмоции в твоих интересах, чтобы повысить мотивацию.

Это также требует навыков, с помощью которых ты можешь решить, что лучше для тебя в любой момент времени, а что следует отложить.

Те, кому трудно определить свои цели, зачастую позволяют приоритетам других людей становиться их собственными. Это происходит потому, что, если ты не совсем ясно понимаешь свои собственные желания, которые могли бы мотивировать тебя каждый день, в какой-то момент ты почувствуешь, что другие важнее. Это отрицательно сказывается на самооценке. Ты как будто транслируешь: «Мои цели второстепенны. Я сама себе не нужна. Я живу ради других».

Приоритизация пошагово

Приоритизация – это всего три очень осознанных действия:

• определение целей;
• выбор главного;
• минимизация лишнего.

Итак, теперь подробнее: какие действия можно предпринять, чтобы начать полезное личное развитие?

Постановка целей

Недостаточно просто спросить себя, что для тебя сейчас наиболее важно. Потому что, скорее всего, сразу приходит в голову этот фундаментальный треугольник: семья, здоровье и экономическое благополучие.

Нужно задавать себе следующие вопросы:

• чего ты хочешь от жизни?
• чем ты увлечена?
• где ты хочешь видеть себя через пять лет?
• что действительно делает тебя особенной?

Выбор главного

Расстановка приоритетов означает определение одного важного из нескольких. Это означает продвижение одной цели в твоем списке дел. Это также учит способности различать срочные и важные дела. И практически вменяет в обязанность оставлять вещи (и людей) позади. Последнее часто является наиболее сложным в обучении расстановке приоритетов.

К этому обязательно нужно внутренне подготовиться. Потому что, даже если расстановка приоритетов иногда стоит слишком дорого, результатом является личное счастье, повышение самооценки и достижение целей в жизни.

Ликвидация лишнего

Есть сложности как в твоем уме, так и в твоей жизни. Когда ты тревожишься, твои приоритеты исчезают, и твое настоящее управляется тревожными мыслями, переживаниями и страхами. То же самое происходит, когда ты до отказа заполняешь календарь мероприятиями, встречами, обязательствами и задачами. Сложность доминирует и отвлекает от настоящих приоритетов.

Единственный способ решить эту проблему – ежедневно работать над внутренним и внешним балансом. Осознанные дыхательные практики помогут расслабить ум. Перед каждым действием можно брать паузу и спрашивать себя:

• что ты делаешь?
• зачем ты это делаешь?
• как ты себя при этом чувствуешь?

Минимализм помогает упорядочить жизнь не только в бытовом плане, но и на уровне постановки целей. Основное внимание должно быть направлено на основные вещи.

Поэтому нужно найти самое главное и устранить все остальное. Оставить то, что вдохновляет, что заставляет чувствовать себя хорошо, что обогащает эмоционально. Все остальное считается лишним.

Если есть желание научиться расставлять приоритеты, нужно уметь создавать более осознанную реальность, в которой всегда руководствоваться четко определенными целями. Только так получится проложить свой собственный путь.

Даже люди, которые хорошо обучены приоритизации, попадают в ловушку продуктивности. Потому что очень трудно осознать: главный приоритет – это собственное счастье, это сам человек. Так что работая с целями и задачами, нужно на первое место поставить себя. Тогда остальные действия сами выстроятся в нужном порядке.

Приоритизация

С ростом количества задач выбрать, с чего начать, становится труднее. Хорошие новости — в этом и помогает приоритизация. Приоритизация нужна, когда у тебя есть большой список задач или несколько списков задач по сферам жизни, но ты не знаешь, как распределить их во времени — за что браться в самом начале.

Она широко используется в бизнесе для экономии ресурсов на тестировании гипотез и планировании работы команды. Приоритизация — это не про отказ от всего в пользу чего-то одного. Она – про то, что делать с самого начала. Приоритизация отвечает на вопрос: что мне делать в первую очередь?

В этапах управления временем, приоритизация стоит на 3 месте:

• Сначала мы ставим цели
• Затем планируем действия для реализации целей
• И переходим к расстановке приоритетов всех действий, чтобы максимально быстро добиться результата.

Самые эффективные методы приоритизации личных задач от простых к сложным:

• По ценности – самый легкий, но не самый эффективный метод. Он позволяет сортировать задачи по ценности для осуществления целей. Этот метод хорошо применим, если ты привыкла делить большие цели на более маленькие (краткосрочные цели), а их – на конкретные ежедневные шаги (задачи).
• Зелёные задачи. Концепцию красных и зеленых задач придумал Дорофеев (автор «Джедайских техник»). Красные задачи необходимо делать, чтобы выжить. Зелёные задачи могут сделать тебя счастливее. Если при оценке (другими методами), задача не набирает достаточный балл приоритета, чтобы начать её делать в ближайшее время, но ты станешь счастливее от ее выполнения, пометь такую задачу тэгом «зеленая» и выполняй подобные задачи пару раз в месяц.
• Метод Парето:  «Примерно 80% результатов приносят 20% усилий». Метод заключается в том, чтобы найти те самые 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Это очень простой подход, но его минус — субъективность. Он подойдет для планирования дня, но не для принятия важных решений.
• Матрица Эйзенхауэра: метод выделения приоритетов от бывшего президента США Эйзенхауэра. Он заставляет учитывать срочность и важность каждой задачи, а не делать только самое срочное – независимо от того, важно оно или нет. Он разбивает задачи на четыре приоритета:
• «Срочные и важные» задачи нужно выполнять немедленно.
• «Несрочные и важные» задачи должны быть запланированы в вашем списке дел или календаре.
• «Срочные и неважные» задачи следует делегировать кому-то другому.
• «Несрочные и неважные задачи» удалить.

  Используй такую сортировку для твоего списка дел.

• Метод RICE — это самый комплексный метод приоритизации, который очень популярен в бизнесе. Он достаточно прост. Оценка приоритетов проводится на основе следующих критериев:
• Reach (охват) — количество людей, которые будут затронуты результатом задачи. Этот показатель не особо применим для жизненных задач, поэтому его можно либо убрать, либо сделать кастомным. Например, если решение задачи повлияло только на тебя – поставь единицу, если на твою семью – цифру, равную количеству членов семьи.
• Impact (влияние) — влияние задачи на вашу цель. Этот критерий может быть выражен в деньгах или других числах, которым ты придумаешь обозначение.
• Confidence (уверенность) — уверенность в этой идее. Проверь, насколько тебе кажется, что эта задача приведет тебя к цели. Этот показатель должен быть тем выше, чем меньше субъективность решения. Его можно записывать в виде процентов, а при итоговом подсчете переводить их в доли (100% = 1).
• Effort (трудозатраты) — количество времени или других ресурсов, которые отнимет задача. Этот показатель может быть оценен в деньгах или времени – в часах работы, например.

Приоритеты определяются по формуле: (Reach x Impact x Confidence) / Effort. Посчитай итоговый балл для каждой задачи по этой формуле. Работай последовательно над задачами, которые набрали больше баллов. Помни, что единицы измерения должны быть одинаковыми для всех задач.

• Метод ICE –аналогичен, ключевое отличие – ориентация не на влияние задачи на цель, а ее влияние на показатель (например, количество спорта в жизни). А также, отсутствие критерия охвата.
• Метод «Сначала съешьте лягушку». Этот метод просит тебя определить одну важную задачу на день и выполнить ее в первую очередь. Выявить такую задачу может быть не просто. Если в конце дня кто-то спросит тебя: «Что было самым ярким событием дня?», каким ты хочешь, чтобы был твой ответ? Оглядываясь назад на свой день, каким делом, достижением или моментом ты хочешь насладиться? Это — та самая задача.

Если задача маленькая и простая, её невозможно оценить, но точно надо сделать — не трать время на оценку. Поставь максимальный балл по каждому критерию, если используешь балльную систему. Так задача всегда будет на самом верху списка — просто бери её и делай.