пара пишет стикеры Фото автора Anna Shvets: Pexels

Метод GTD Дэвида Аллена – какая идея лежит в основе планирования

Анастасия Соколова

Автор

Практикующий психолог в области семейных и детско-родительских отношений. ...

Наталья Суркова

Эксперт

Практикующий психолог, гештальт-терапевт. Закончила Тольяттинский Государ...

Это система управления временем и делами, которая подходит как для космонавтов, бизнесменов и политиков, так и для домохозяек, фрилансеров и творческих личностей.

 Важна не профессия, а склад ума, темперамент, то есть человек сам для себя решает, насколько ему комфортно работать в методе GTD.

Что такое GTD

девушка с чертежами
Фото автора RODNAE Productions: Pexels

Getting Things Done переводится как «привести дела в порядок», но гораздо точнее ее было бы назвать «довести дело до конца».

GTD – это целая система по управлению своими задачами, распределению ресурсов, которая поможет тебе все успевать и грамотно делегировать полномочия.

Суть метода в том, что:

  • нужно учитывать все, даже самые мелкие задачи и дела;
  • фиксировать их, вместо того чтобы держать в голосе;
  • правильно распределять их по срочности и важности;
  • убирать лишнее из своей жизни или передавать задачу другому человеку.

Некоторые считают, что GTD – неотъемлемая часть тайм-менеджмента, другие воспринимают ее как совершенно иной подход, позволяющий оптимизировать свою работу.

Эту систему разработал Дэвид Аллен – американский писатель, консультант и эксперт по вопросам планирования, управления временем и личной продуктивности.

Одна из самых популярных его книг – «Как разобраться с делами. Искусство продуктивности без стресса». В ней он подробно описывает метод GTD, его суть и как его использовать в жизни.

Принципы GTD

Для того, чтобы применять метод GTD, нужно следовать нескольким основополагающим принципам этого подхода:

  • освободи голову;
  • думай не о деле, а о решении;
  • забудь о многозадачности;
  • всегда составляй списки.

Освободи голову

Все дела и задачи нужно не держать в мыслях, а фиксировать любым, удобным для тебя способом: записывать в блокноте, делать заметки в телефоне, либо воспользоваться приложениями и онлайн-сервисами, специально разработанными для метода GTD.

Можно использовать либо один блокнот, либо несколько, главное, чтобы они были одного формата. Не нужно для одних дел использовать приложение, а для других ручку и бумагу. Все твои источники должны храниться в одном месте.

Думай не о деле, а о решении

Когда ты держишь задачи в голове, ты тратишь энергию на то, чтобы о них не забыть и концентрируешься на проблеме. Важно в корне изменить способ мышления. Думай не о проблеме, а о способе ее решения.

Забудь о многозадачности

Аллен утверждает, что способность к многозадачности если не миф, то, как минимум дар, которым обладают единицы. Когда человеку кажется, что он одновременно делает несколько дел, то он пребывает в заблуждении, подкрепляемом популярными статьями блогеров.

Как привести дела в порядок?

Как привести дела в порядок?

На самом деле, мозг решает одну задачу за одну единицу времени. Если задач сразу несколько и человек пытается схватиться за все, мышление просто перескакивает с одной проблемы на другую.

Как результат – половина дел не доведена до конца, а на другую половину тратиться гораздо больше времени, чем хотелось бы.

Аллен предлагает отказаться от попыток успеть все и сразу. Лучше сосредоточиться на одном деле, сделать его быстро и качественно, похвалить себя и, с хорошим настроением, приступать к следующей задаче.

Всегда составляй списки

Именно списки помогут тебе иметь четкий план действий, управлять временем, понимать «фронт работ» и всегда знать, что тебе нужно делать дальше.

Но составлять их нужно правильно:

  • фиксируй совершенно все – даже мелкие дела;
  • список задач – это не список целей. Например, цель – подготовиться к переезду. Она глобальна и состоит из нескольких задач: собрать вещи, распределить их по коробкам, заказать перевозку и т. д. Каждую задачу нужно записывать;
  • убирай из списков «мусор», то есть дела, которые ты не можешь решить или не собираешься это делать в принципе.

Как работать с методом GTD

Чтобы использовать эту систему правильно, тебе нужно сначала собрать всю необходимую информацию, то есть дела, которые нужно сделать. Потом их нужно систематизировать, рассортировать, то есть ответить на следующие вопросы:

  • что из себя представляет задача?
  • какой ты хочешь получить результат, выполнив ее?
  • нужно ли тебе совершать какие-то действия, чтобы выполнить ее?
  • какие действия тебе нужно сделать, чтобы получить желаемый результат?
  • все ли необходимое у тебя есть, чтобы это сделать?
  • какой срок тебе нужен, чтобы добиться результата?

Чтобы правильно организовать работу, Аллен разработал целую диаграмму рабочего процесса или, как ее еще называют, «дерево принятия решений».

Когда на тебя «сваливается» какая-то задача, первое, что нужно понять – можно ли ее решить? Если нет, то тебе нужно либо выбросить эту задачу из головы и перестать о ней думать, либо отложить в отдельный «список ожидания».

В «списке ожидания» находятся те задачи, которые ты не можешь решить сейчас из-за отсутствия времени или ресурсов, но подразумеваешь, что когда-нибудь к ним вернешься. 

Если, получив задачу, на ответ, можно ли ее решить, ты отвечаешь «да», тогда нужно задать другой вопрос: «каким будет твое следующие действие»? То есть, что нужно сделать, чтобы ее выполнить.

Если ты можешь выполнить эту задачу в течение 2-3 минут, например, ответить на письмо, то нужно прямо сейчас это сделать, когда задача только появилась.

Если выполнение требует большего времени, тогда задачу нужно правильно перевести в один из двух списков:

  • «делегирование» – то есть передача выполнения задачи другому человеку, который с ней справиться лучше и быстрее, и просто поставить «напоминание» о том, что нужно проконтролировать результат чужой работы;
  • «отложенное» – это список текущих задач, которые можешь выполнить только ты.

Откладывая задачу, тебе нужно учитывать два момента. Во-первых, срочность дела. Установи дедлайн, и заложи время на ее выполнение. Во-вторых, если она срочная, то должна стоять первой в списке, и нужно приступать к ней уже сейчас.

Таким образом у тебя будут три списка:

  • делегированные задачи – ты ждешь, когда их выполнит другой;
  • срочные задачи – ты делаешь их сейчас;
  • отложенные задачи – ты их сделаешь, когда закончатся дела из «срочных задач».

В чем преимущества метода GTD

Главная цель этого подхода – управлять обязательствами и планировать свою работу так, чтобы избавиться от лишнего, освободить время и не срывать дедлайны.

Метод GTD действительно является эффективным способом упорядочить свою жизнь. Его преимущество в том, что когда дела не фиксированы, человек тратит силы и энергию на то, чтобы держать их в голове, не забыть и концентрируется не на решении, а на самой проблеме.

Списки помогают включить дело в систему и перестать о нем думать, пока не придет время его делать. Но важно помнить, что метод GTD не решит всех твоих проблем, действовать тебе придется самой. Это лишь инструмент для повышения личной эффективности.

И еще одна деталь. Как говорил сам Дэвид Аллен, метод GTD – это просто конструкт, система. Она действительно работает, но не нужно слепо следовать ее инструкциям. Любой подход к работе важно адаптировать под себя, уметь подходить к процессу творчески.

Комментарии

Комментарий появится после модерации

close
up