ТОП-15 советов, как правильно разговаривать по телефону

С каждым годом мы всё меньше общаемся вживую. Большинство людей решают все вопросы по телефону. Приятный голос в трубке поможет тебе забронировать билеты, купить новый смартфон и оплатить коммуналку. А чтобы подобное взаимодействие было комфортным для обеих сторон, важно соблюдать этикет.

Общение в сети наложило свой отпечаток. Мы отвыкли общаться длинными формулировками. Интернет всё упрощает: не знаешь, что сказать, поставь смайлик. И собеседник тебя поймёт. Но со звонками это не прокатит. Перед тобой 15 советов, которые помогут в телефонном разговоре.

ТОП-15 советов, как разговаривать по телефону

Если ты звонишь незнакомому человеку, перед тем, как набрать номер, настрой себя на позитивное общение. Представь, что ты решила позвонить старому приятелю. Без панибратства и нападок на личные границы. Твоя задача — перестать нервничать.

• Представься и делай это правильно.

Не «меня зовут Маша». А твоё имя и краткая информация. Это очень важно, особенно, в деловой среде. Правильно будет так: «Здравствуйте! Меня зовут Мария Викторовна. Я старший менеджер по продажам в компании по производству мебели «Табуретка».

• Сообщи причину звонка.

Когда ты чем-то озадачена, кажется, что каждый человек должен понимать тебя без слов. К сожалению, такое случается очень редко. Поэтому, в начале каждого делового телефонного звонка ты должна четко назвать причину звонка.

И поинтересоваться, удобно ли сейчас говорить твоему собеседнику. Возможно, для обсуждения вопросов ему понадобится подготовиться или иметь перед глазами документы.

• Попроси собеседника представиться.

Если ты не знаешь, кто тебе звонит, абсолютно нормально этим поинтересоваться. Задай вопрос: «Могу ли я узнать, с кем разговариваю?» или «Извините, Вас не затруднит представиться?» Если собеседник назвал своё имя, невежливо обращаться к нему «девушка» или «молодой человек».

• Говори прямо в микрофон.

Тогда собеседнику не придётся переспрашивать, а тебе лишний раз нервничать. Не кричи в трубку. Говори чуть громче, чем в обычной жизни. И держи микрофон подальше от носа. Тяжёлое оглушающее дыхание не способствует налаживанию контакта.

• Не используй сленг и вульгарные выражения.

Когда ты звонишь по работе, ты представляешь лицо компании. Не допустимо ругаться и разбавлять речь чрезмерно эмоционально окрашенными словами. Даже если твой собеседник начинает переходить на личности, держи себя в руках.

Абстрагируйся и не позволяй себя провоцировать. Ты просто делаешь свою работу, не принимай всё близко к сердцу. Разумеется, в личном разговоре можно вести себя непринуждённо. Правила отменяются.

• Отвечай на звонок в комфортной обстановке.

Когда в одной руке руль, в другой чашка кофе, а между плечом и ухом зажат телефон, это как минимум не безопасно. Перед тем, как ответить на звонок, припаркуйся, убавь громкость музыки или телевизора, выйди из кабинета, чтобы никому не мешать.

Спокойная обстановка поможет лучше сосредоточиться на разговоре и покажет собеседнику твоё уважительное отношение.

• Либо ты разговариваешь по телефону, либо занимаешься своими делами.

Многозадачность, в таком случае, не лучший вариант. Собеседнику будет неприятно слышать, как ты стучишь по клавиатуре и в пол-уха следишь за беседой. Отложи книгу и закрой браузер. Если тебе неудобно разговаривать в данный момент, договорись перенести звонок на другое время.

• Держи поблизости ручку и блокнот.

Во время рабочего телефонного звонка тебе может понадобиться записать важную информацию. Заставлять собеседника ждать, невежливо. Лучше подготовь всё заранее. В крайнем случае, можно ненадолго перевести телефон на громкую связь и всё записать в заметки.

• Недопустимо говорить по телефону во время еды.

Нельзя говорить с набитым ртом и чавкать. Жвачка тоже под запретом. Если ты ждёшь звонок, либо перенеси обеденный перерыв на более позднее время, либо не бери трубку. Иначе собеседник просто не поймёт, что ты пытаешься ему сказать.

Или подумает, что ты настолько не хочешь с ним разговаривать, что не готова оторваться от дел. Даже если ты думаешь, что ничего страшного не случится, если ты сделаешь глоток кофе, собеседник всё равно это услышит.

• Нельзя долго общаться по телефону в присутствии другого человека.

Это правило работает и дома, и в присутствии коллег. Приоритет у реального собеседника. Во время важной встречи или свидания лучше отключить звук телефона. Разумеется, ситуации бывают разными. Если звонок срочный, извинись перед окружающими и выйди из помещения.

• Будь краткой.

Долгие разговоры утомляют. Не забывай, что даже твоя подружка из вежливости может постесняться тебя прервать, в то время как, её уже давно ждут другие дела. Если ты заметила, что собеседник начал отвечать односложно, пришло время поблагодарить его за беседу и попрощаться.

• Разговоры по телефону в общественном транспорте неприемлемы.

Может быть, окружающим и было бы интересно послушать, что сказала Маринке её свекровь, но сама Марина будет явно не в восторге, что в её личную жизнь окажутся посвящены все. Если ты понимаешь, что разговор грозит затянуться, попроси собеседника перезвонить позже.

• Не отвлекайся на других людей, когда ты разговариваешь по телефону.

Ты и сама не раз чувствовала себя неловко, когда твоя подруга во время вашего разговора резко переключалась на других людей. Так вести себя недопустимо. Скажи собеседнику: «Извините, одну минуту» и попроси домашних повторить свой вопрос, когда ты освободишься.

• Не теряй нить разговора.

Вовремя реагируй на вопросы собеседника. Чтобы показать, что ты всё еще на связи и внимательно слушаешь, используй вспомогательные слова «спасибо», «хорошо», «я поняла».