Что такое техника Pomodoro или как увеличить продуктивность работы?

Если хочется работать более продуктивно, необходимо делать перерывы. Регулярно. Желательно каждые 25 минут. По крайней мере, так рекомендует техника помидора. С момента своего изобретения в 1980-х годах этот метод тайм-менеджмента считается одним из самых простых и эффективных.

Своим названием он обязан своему изобретателю, итальянскому предпринимателю Франческо Чирилло. Однажды он использовал кухонные часы в форме помидора – «Pomodoro», так это звучит на его родном языке, поэтому многие и называют технику «Помодоро», не переводя на русский.

Как работает метод помидора и как использовать томатную стратегию в повседневной жизни, чтобы стать более продуктивным? Об этом и поговорим.

Новости СМИ2

Как работает техника помодоро

Применение и советы по технике помидора

25-минутные блоки – это и плюс, и повод для критики техники помодоро. Какая задача занимает ровно 25 минут? Поэтому для того, чтобы метод управления временем работал оптимально, при подготовке следует воспользоваться следующими советами:

Расставить приоритеты

Перед тем как начать, сделать краткий обзор предстоящих задач. Написать краткую (!) заметку о том, что нужно осуществить. Затем расставить приоритеты – например, с помощью списка дел, метода Эйзенхауэра или анализа ABC.

Оценить необходимое время

На втором этапе нужно приблизительно оценить, сколько времени займет выполнение каждой из задач. Достаточно приблизительной оценки. Более важно поделить крупные задачи на короткие интервалы примерно по 25 расчетных минут.

Распланировать день

Поскольку уже известны самые важные задачи дня благодаря шагу 1, и они разделены на рассчитанные интервалы, теперь необходимо ввести их в свой ежедневник. В идеале интервалы помидора следует планировать накануне вечером или первым делом утром.

Сохранять сосредоточенность

Для того, чтобы техника помидора подействовала, нужно попрактиковаться некоторое время и привыкнуть к 25-минутным занятиям. Неважно, используются ли кухонные часы, таймер для яиц или смартфон.

Более важно, чтобы в это время работа была действительно сосредоточенной и усердной. Как только зазвонит таймер, стоит позволить себе небольшой перерыв. Цель состоит в том, чтобы очистить голову и «зарядить батареи». Поскольку концентрация так или иначе снижается, после четвертого раунда требуется перерыв до 30 минут.

Сам Чирилло рекомендует использовать только ручку и бумагу при работе с техникой помидора, чтобы в дальнейшем не отвлекаться. Однако сейчас существует множество приложений, которые подходят для этого метода. Все они состоят из простого таймера, который обычно запускается клавишей пробела и установлен на 25 минут. Но можно обойтись и без приложений. Достаточно таймера на смартфоне.

Вот, как это работает:

• установить секундомер на телефоне на 25 минут и начать последовательность;
• перевести телефон в режим полета, чтобы никто не беспокоил;
• теперь полностью сконцентрироваться на своей задаче;
• как только таймер зазвонит, сделать 5-минутный перерыв и начать цикл заново.

Во время перерыва можно переключить смартфон в нормальный режим, чтобы, например, проверить электронную почту.

Почему техника помодоро работает

Техника помидора настолько проста, что кажется почти банальной. Но это не так. Фактически, в повседневной работе существуют множество отвлекающих факторов: коллега приходит поболтать, кто-то звонит, на экране постоянно появляются новые письма. Каждый из этих отвлекающих факторов вытягивает из «потока». Исследования показывают, что людям иногда нужно 11 минут, чтобы потом сконцентрироваться на своей задаче. Это довольно много.

Техника помидора дисциплинирует и даёт возможность действительно посвятить себя одной задаче, сосредоточившись на ней. Это также помогает лучше чувствовать время, избегать туннельного зрения и не переутомляться. Без небольших перерывов между ними технология была бы не чем иным, как сдельной работой. Вместо этого можно «отключить» частые траты времени и изолировать себя (в положительном смысле), чтобы снова стать более продуктивным.

С техникой помидора против прокрастинации

Чего многие не знают: Франческо Чирилло был еще студентом, когда изобрел технологию. Он боролся с проблемами концентрации во время учебы. Прежде всего, он пытался противодействовать своей прокрастинации, то есть постоянному откладыванию неприятных дел.

По сей день метод помогает студентам и стажерам преодолеть это «промедление» танцев с бубнами. Необязательно придерживаться 25-минутных интервалов. Принцип также отлично работает с 15-минутными или 40-минутными блоками. Так что не стоит расстраиваться, если первые несколько раз метод не сработает – нужно просто определить размер своей «дольки помидора».

Как не отвлекаться на работе

Вряд ли на любой работе можно будет трудиться без перебоев. Повсюду случаются перерывы со стороны коллег, звонки или электронные письма. Чтобы технология работала, имеет смысл увеличить интервал между перерывами, чтобы проработать то, что не было сделано. Или действительно сделать перерыв, а затем снова сосредоточиться на работе.

В конце концов, техника помидора – это лучшее самоуправление. И она устанавливает четкие сроки выполнения определенных задач, чтобы не терять время зря. Таким образом, концентрация – это вопрос самодисциплины.

Потому что так можно регулировать отвлекающие факторы:

• Если работать необходимо в шумном офисе с открытой планировкой, можно использовать беруши или наушники.
• В небольших офисах можно закрыть дверь и попросить своих коллег молчать с табличкой «Не беспокоить».
• Для более длительного сеанса помидора можно полностью отключить электронную почту и телефон, включить автоответчик или переадресовать звонки коллеге (кто знает!).
• Также оказалось полезным установить фиксированное время для ответа на электронную почту.

Совет: в идеале заранее обсудить свое личное использование техники со своим руководителем. Тогда все поймут, что в это время лучше не беспокоить. Это позволяет избежать ненужных недоразумений или гнева коллег.

Критика техники помидора

Конечно, есть и критика метода. Основные «обвинения»:

• Слишком негибко. 25-минутные отрезки – это неудобно. Некоторые задачи просто невозможно приспособить к этому времени. Так что соблюдение приводит только к очередному прерыванию. С другой стороны, можно утверждать, что метод можно адаптировать к соответствующим потребностям. Очень важно придерживаться основного принципа – чередовать целенаправленную работу и регулярные перерывы.

• Некоторые критики жалуются, что никто не может поддерживать такой ритм целый день. Нет такой вещи, как день без отвлекающих факторов, строго рассчитанный по расписанию и целенаправленный. Возможно. Однако также можно разделить день на блоки: те, в которых идет работа с техникой помидора, и другие, в которых может действовать по другим схемам.

Преимущества и недостатки техники

Настоящих недостатков у метода помидора нет. Он оставляет достаточно возможностей для организации временных интервалов. А плюсов много.

• Простота

Что может быть проще: для техники понадобятся только таймер, лист бумаги и ручка.

• Контроль побуждений

Эта техника помогает подавить желание отвлечься на 25 минут и более.

• Мотивация

Регулярные перерывы не только дают новую энергию. Они также дают мотивацию, потому что можно вознаграждать себя за каждый шаг и частичный успех.

• Самодисциплина

Благодаря прочным рамкам интервалов можно научиться работать над чем-то дисциплинированно – независимо от того, 10, 15 или 25 минут.

• Восстановление

Поскольку есть перерыв, есть и защита от перенапряжения и самоэксплуатации. Это будет поддерживать психическую форму в течение дня. Исследования концентрации показывают: никто не может концентрироваться дольше 90 минут за раз. Блоки помидора значительно короче и, следовательно, также улучшают концентрацию.

• Производительность

Техника предотвращает многозадачность и риск увязнуть. Это увеличивает эффективность.

• Достижение целей

Сосредоточившись только на чем-то одном в каждом интервале, удаётся работать более целенаправленно. А поскольку большие задачи разбиты на управляемые части, начать работу также проще. Эффект: в конце концов получается добиваться большего и меньше приходится преодолевать себя.

Техника помодоро настолько проста, что её обязательно стоит попробовать в работе. Кстати, для домашних дел она тоже прекрасно подойдёт. Точно также можно уделять время своим хобби – по интервалам. Если удастся привыкнуть, жизнь станет значительно проще, а продуктивность увеличится.