Жёсткое и гибкое планирование – чем отличаются этапы техники
Уставшая девушка Фото автора Andrea Piacquadio: Pexels

Алгоритм жёстко-гибкого планирования в тайм-менеджменте и его шаги

Татьяна Мельникова

Автор

Давно интересуюсь практической психологией. Изучаю труды современных специа...

Наталья Суркова

Эксперт

Практикующий психолог, гештальт-терапевт. Закончила Тольяттинский Государ...

У каждого человека есть целый список ежедневных дел и обязанностей. И если не заняться их грамотным планированием, есть риск запутаться и упустить из вида что-то важное. Чтобы этого не произошло, используй простой способ организовать все свои дела в определенном порядке.

Жёсткое и гибкое планирование – это основа одной из существующих на сегодняшний день методик тайм-менеджмента. Данный способ подразумевает классификацию всех предстоящих задач на две группы и следование четкому плану действий.

Что такое гибкие задачи

девушка планирует день
Фото STIL on Unsplash

Одни дела могут быть выполнены в любое время и не являются срочными. Остальные же, наоборот, строго привязаны к определенному часу. И сделать их в другой момент просто не получится (например, посетить какого-нибудь врача). А еще дела имеют разную продолжительность.

Задачи гибкого типа – это те, что не привязаны к определенному времени. То есть, справиться с ними ты можешь, когда будет удобнее всего. Вот наглядные примеры гибких повседневных дел:

  • заказать необходимый товар у поставщика для магазина;
  • сходить купить зимние сапоги;
  • полить цветы дома или в офисе;
  • проверить электронную почту на предмет поступления новых писем;
  • собрать обед на работу на завтра.

Чаще всего именно эти задачи и составляют львиную долю любого списка повседневных дел. Они могут быть как единичные, так и регулярно повторяющиеся (например, поливать цветы два раза в неделю).

Однако гибкие задачи не являются необязательными. Они тоже, как правило, имеют свой дедлайн. Отличным примером можно назвать платеж по кредиту, который необходимо внести строго до конца месяца. Однако сделать это допустимо в любой день.

Также гибкие задачи иногда могут быть выполнены только при выполнении какого-либо условия. Например, чтобы проверить электронную почту, нужно иметь доступ в интернет с компьютера или смартфона. Да и сапоги ты однозначно не купишь, находясь в продуктовом магазине.

Что такое жесткие задачи

Подобные дела всегда привязаны к какому-то конкретному времени, которое практически никогда нельзя подвинуть. Если ты что-то не успеешь, то это непременно негативно отразится на итоговом результате. Вот несколько наглядных примеров таких задач:

  • обеденный перерыв в 13.00;
  • встреча с поставщиком для проведения переговоров в 15.30;
  • посещение киносеанса в 18.45;
  • рабочее собрание с руководством в 10.00;
  • звонок ВИП-клиенту в 12.00.

Как видишь, каждое дело непременно необходимо выполнить именно в назначенный день и час. Иначе задача будет считаться проваленной. Количество таких дел определяется спецификой работы и образом жизни.

Гибко-жесткое планирование

Гибко-жесткое планирование

Например, женщина, занимающая высокую руководящую должность, может иметь до 80% жестких задач в своем распорядке дня. А вот, скажем, у фрилансера или домохозяйки, как правило,  преобладают гибкие. А жестких задач может быть от 1 до 3 в течение одного дня.

Алгоритм жестко-гибкого планирования

Так как ты можешь иметь в перечне дел задачи обоих типов, необходимо учитывать данный факт при составлении списка. Получается, что их нужно каким-то образом совместить. Именно поэтому жесткое и гибкое планирование чаще всего объединяются в один алгоритм.

Данная техника впервые была детально описана специалистами по тайм-менеджменту Глебом Архангельским и Дэвидом Алленом. Суть заключается в том, чтобы составить план дел на базе именно жестких задач, а гибкие равномерно распределить в оставшихся «окнах».

И здесь очень важно четко понимать приоритетность того или иного предстоящего обязательства. Алгоритм жестко-гибкого планирования состоит из 5 основных этапов, понимание которых поможет тебе справиться даже с большим количеством важных задач:

  • Планирование жестких дел.

Всё начинается с выделения задач, которые никак не получится перенести на другое время. Используй обычный блокнот или ежедневник. Если так будет удобнее, можно прибегнуть к Помощи планшета, смартфона или ПК.

Слева расположи часовую сетку. Справа записывай перечень предстоящих дел. На данном этапе тебе не нужно выбирать, какие задачи более важные, а какие менее. Просто распредели их по времени, чтобы сразу было видно, сколько остается «окон».

При формировании задач старайся использовать более конкретные формулировки с упором на желаемый результат. Сразу пиши, чего необходимо добиться по итогам встречи или собрания, например, «заключить контракт с ООО «Рога и Копыта».

Не упускай их вида и время, которое потребуется на подготовку к событию. Если встреча с партнером запланирована в кафе, сразу выдели количество минут, необходимое для поездки к нужному месту. Иначе план постепенно сдвинется, и ты что-то не успеешь выполнить.

  • Составление списка гибких дел.

Теперь распредели все задачи, которые желательно завершить сегодня, но они не привязаны к определенному времени. Скорее всего, большую часть перечня займут регулярные дела. Кстати, электронные органайзеры могут добавлять их в автоматическом порядке.

Помни, что накладывать одно дело на другое нельзя. Даже если тебе кажется, что оно займет совсем немного времени, всегда есть риск, что именно этих минут не хватит для выполнения жесткой задачи.

  • Выделение приоритетных гибких задач.

Определись с тем, что тебе необходимо выполнить именно сегодня. Пусть это будет 2-3 дела, больше не нужно. Пометь  их в списке каким-нибудь контрастным цветом, например, красным. Именно с этих задач и нужно начинать работу.

Помни про жесткие дела, которые имеют временные ограничения. Все остальные гибкие задачи должны просто немного перемешаться в зависимости от их приоритетности. То есть, дела, отмеченные красным цветом, займут верхние позиции списка.

Скорее всего, они также будут разбиваться жесткими задачами. Оставшиеся не настолько важные гибкие дела можно разместить в течение дня таким образом, чтобы получилось максимально комфортно конкретно для тебя.

  • Распределение времени на самые крупные и важные задачи.

Удели особое внимание приоритетным делам. Второстепенные гибкие задачи могут в итоге и не оказаться в числе выполненных за сегодняшний день. И это в принципе нормально, потому что они не имеют строгих временных рамок.

В процессе бюджетирования минут и часов ориентируйся на опыт и интуицию. Скажем, если ты точно знаешь, что просмотр рабочей почты способен затянуться на несколько часов из-за разгребания кучи спама и рекламы, заложи на него максимальный по длительности период.

Обязательно имей хотя бы небольшое количество времени на непредвиденные обстоятельства.  Например, ты можешь заняться написание годового отчета, а в это время тебя незапланированно вызовет к себе руководитель проекта.

Оптимальный объем резерва составляет примерно 40% от времени, запланированного на выполнение этой задачи. Это позволит тебе успеть все сделать строго по списку, не выбиваясь из графика.

  • Строгое поэтапное следование полученному плану.

Гибкие задачи выполняются в зависимости от их приоритетности только в промежутках между жесткими, но никак не наоборот. В этом и заключается главная идея данного алгоритма. Все невыполненные сегодня гибкие дела должны быть автоматически перенесены на следующий день.

Если задача уже успела несколько раз перекочевать из одного списка в другой, стоит задуматься, а нужно ли вообще ей заниматься. Когда проблема заключается в её сложности, попробуй разбить её на несколько более простых.

Принцип жестко-гибкого планирования помогает успеть закончить все самые важные дела и заранее сформировать задачи на несколько дней вперед. Ты отлично справишься со всеми рабочими моментами и обязательно найдешь немного времени для отдыха.

Комментарии

Комментарий появится после модерации

  1. avatar

    Я примерно так и делаю. Только ничего не записываю, держу жесткие задачи в голове. Я не бизнес-вумен, у меня их не так много получается на день. Пока могу в голове все удержать. Но в целом система не плохая

  2. avatar

    да, согласна. когда есть четкое планирование, то задачи выполняются гораздо легче и под конец дня чувствуешь себя менее уставшей

  3. avatar

    а я вообще домохозяйка и не нарадуюсь, что у меня всего этого просто нет. нет,дела то у меня есть и их много, но в основном все гибкие. даже в садик ребенка с утра решаю отводить или нет. есть настроение, силы и желание-веду, нет или сын не хочет- можем и пропустить денек, ничего не случиться. вообщем живем в удовольствие, не паримся

    • avatar

      Гость

      зато муж у вас наверное очень сильно париться, раз вы дома сидите и удовольствие получаете

  4. avatar

    Для меня планирование это все. Всегда записываю в свой еженедельник все дела на завтра. А так называемые гибкие задачи я не заношу и делаю их по мере того как появляется свободное время. Думаю от того, что я полью цветы днем позже ничего не случиться…

  5. avatar

    Интересная система, надо попробовать. Всегда хотела начать записывать задачи на следующий день. А то вечный хаос в голове и все забываю постоянно. На работе уже косятся на меня. Скажут молодая, а с памятью уже проблемы

  6. avatar

    мне мама постоянно говорила-записывай, раз не помнишь ничего

  7. avatar

    По нынешней жизни сделать хотя бы наиважнейшие дела. Какой там спорт, хобби и так далее. Все время занимает работа. Выспаться бы успеть

    • avatar

      Гость

      вот для этого и существует планирование. попробуйте и у вас на все найдется время, было бы желание

  8. avatar

    а я вечно сто дел сразу делаю. могу и почту просматривать и по телефону одновременно с подругой общаться. и как-то все успеваю пока

    • avatar

      Гость

      я такая же. не могу на одной задаче сфокусироваться

  9. avatar

    не, это все не по мне. я и без этой волокиты все успеваю, голова пока хорошо варит

  10. avatar

    Обязательно надо все планировать, особенно мамам с детками. Сужу по себе — если бы не записывала задачи заранее-половину бы не успела сделать точно. Это только кажется, что все можно запомнить и контролировать. На самом деле нет. Что-нибудь обязательно забудешь и испортишь себе настроение под конец дня…

close
up