Алгоритм жёстко-гибкого планирования в тайм-менеджменте и его шаги

У каждого человека есть целый список ежедневных дел и обязанностей. И если не заняться их грамотным планированием, есть риск запутаться и упустить из вида что-то важное. Чтобы этого не произошло, используй простой способ организовать все свои дела в определенном порядке.

Жёсткое и гибкое планирование – это основа одной из существующих на сегодняшний день методик тайм-менеджмента. Данный способ подразумевает классификацию всех предстоящих задач на две группы и следование четкому плану действий.

Что такое гибкие задачи

• полить цветы дома или в офисе;
• проверить электронную почту на предмет поступления новых писем;
• собрать обед на работу на завтра.

Чаще всего именно эти задачи и составляют львиную долю любого списка повседневных дел. Они могут быть как единичные, так и регулярно повторяющиеся (например, поливать цветы два раза в неделю).

Однако гибкие задачи не являются необязательными. Они тоже, как правило, имеют свой дедлайн. Отличным примером можно назвать платеж по кредиту, который необходимо внести строго до конца месяца. Однако сделать это допустимо в любой день.

Также гибкие задачи иногда могут быть выполнены только при выполнении какого-либо условия. Например, чтобы проверить электронную почту, нужно иметь доступ в интернет с компьютера или смартфона. Да и сапоги ты однозначно не купишь, находясь в продуктовом магазине.

Что такое жесткие задачи

Подобные дела всегда привязаны к какому-то конкретному времени, которое практически никогда нельзя подвинуть. Если ты что-то не успеешь, то это непременно негативно отразится на итоговом результате. Вот несколько наглядных примеров таких задач:

• обеденный перерыв в 13.00;
• встреча с поставщиком для проведения переговоров в 15.30;
• посещение киносеанса в 18.45;
• рабочее собрание с руководством в 10.00;
• звонок ВИП-клиенту в 12.00.

Как видишь, каждое дело непременно необходимо выполнить именно в назначенный день и час. Иначе задача будет считаться проваленной. Количество таких дел определяется спецификой работы и образом жизни.

Например, женщина, занимающая высокую руководящую должность, может иметь до 80% жестких задач в своем распорядке дня. А вот, скажем, у фрилансера или домохозяйки, как правило,  преобладают гибкие. А жестких задач может быть от 1 до 3 в течение одного дня.

Алгоритм жестко-гибкого планирования

Так как ты можешь иметь в перечне дел задачи обоих типов, необходимо учитывать данный факт при составлении списка. Получается, что их нужно каким-то образом совместить. Именно поэтому жесткое и гибкое планирование чаще всего объединяются в один алгоритм.

Данная техника впервые была детально описана специалистами по тайм-менеджменту Глебом Архангельским и Дэвидом Алленом. Суть заключается в том, чтобы составить план дел на базе именно жестких задач, а гибкие равномерно распределить в оставшихся «окнах».

И здесь очень важно четко понимать приоритетность того или иного предстоящего обязательства. Алгоритм жестко-гибкого планирования состоит из 5 основных этапов, понимание которых поможет тебе справиться даже с большим количеством важных задач:

• Планирование жестких дел.

Всё начинается с выделения задач, которые никак не получится перенести на другое время. Используй обычный блокнот или ежедневник. Если так будет удобнее, можно прибегнуть к Помощи планшета, смартфона или ПК.

Слева расположи часовую сетку. Справа записывай перечень предстоящих дел. На данном этапе тебе не нужно выбирать, какие задачи более важные, а какие менее. Просто распредели их по времени, чтобы сразу было видно, сколько остается «окон».

При формировании задач старайся использовать более конкретные формулировки с упором на желаемый результат. Сразу пиши, чего необходимо добиться по итогам встречи или собрания, например, «заключить контракт с ООО «Рога и Копыта».

Не упускай их вида и время, которое потребуется на подготовку к событию. Если встреча с партнером запланирована в кафе, сразу выдели количество минут, необходимое для поездки к нужному месту. Иначе план постепенно сдвинется, и ты что-то не успеешь выполнить.

• Составление списка гибких дел.

Теперь распредели все задачи, которые желательно завершить сегодня, но они не привязаны к определенному времени. Скорее всего, большую часть перечня займут регулярные дела. Кстати, электронные органайзеры могут добавлять их в автоматическом порядке.

Помни, что накладывать одно дело на другое нельзя. Даже если тебе кажется, что оно займет совсем немного времени, всегда есть риск, что именно этих минут не хватит для выполнения жесткой задачи.

• Выделение приоритетных гибких задач.

Определись с тем, что тебе необходимо выполнить именно сегодня. Пусть это будет 2-3 дела, больше не нужно. Пометь  их в списке каким-нибудь контрастным цветом, например, красным. Именно с этих задач и нужно начинать работу.

Помни про жесткие дела, которые имеют временные ограничения. Все остальные гибкие задачи должны просто немного перемешаться в зависимости от их приоритетности. То есть, дела, отмеченные красным цветом, займут верхние позиции списка.

Скорее всего, они также будут разбиваться жесткими задачами. Оставшиеся не настолько важные гибкие дела можно разместить в течение дня таким образом, чтобы получилось максимально комфортно конкретно для тебя.

• Распределение времени на самые крупные и важные задачи.

Удели особое внимание приоритетным делам. Второстепенные гибкие задачи могут в итоге и не оказаться в числе выполненных за сегодняшний день. И это в принципе нормально, потому что они не имеют строгих временных рамок.

В процессе бюджетирования минут и часов ориентируйся на опыт и интуицию. Скажем, если ты точно знаешь, что просмотр рабочей почты способен затянуться на несколько часов из-за разгребания кучи спама и рекламы, заложи на него максимальный по длительности период.

Обязательно имей хотя бы небольшое количество времени на непредвиденные обстоятельства.  Например, ты можешь заняться написание годового отчета, а в это время тебя незапланированно вызовет к себе руководитель проекта.

Оптимальный объем резерва составляет примерно 40% от времени, запланированного на выполнение этой задачи. Это позволит тебе успеть все сделать строго по списку, не выбиваясь из графика.

• Строгое поэтапное следование полученному плану.

Гибкие задачи выполняются в зависимости от их приоритетности только в промежутках между жесткими, но никак не наоборот. В этом и заключается главная идея данного алгоритма. Все невыполненные сегодня гибкие дела должны быть автоматически перенесены на следующий день.

Если задача уже успела несколько раз перекочевать из одного списка в другой, стоит задуматься, а нужно ли вообще ей заниматься. Когда проблема заключается в её сложности, попробуй разбить её на несколько более простых.

Принцип жестко-гибкого планирования помогает успеть закончить все самые важные дела и заранее сформировать задачи на несколько дней вперед. Ты отлично справишься со всеми рабочими моментами и обязательно найдешь немного времени для отдыха.

Управление временем по технике Pomodoro

В наше непростое время, когда все кругом только и стараются отвлечь твое внимание и заманить чем-то интересным, очень трудно сосредоточиться на решении конкретных задач.

С каждым днем становится все труднее выполнять запланированный список дел. Тайм-менеджмент, хотя и пережил пик своей популярности, все же не утратил своей актуальности сегодня.

Освоение одного из основных принципов эффективного управления временем, позволяет научиться рационально распределять временные ресурсы, грамотно организовывать рабочий день и решать огромное количество задач в определенный промежуток времени.

Техника помидора знакома более менее  каждому из нас. А началась помидорная история в 80-ых гг. прошлого века. Когда итальянский студент Франческо Чирилло никак не мог понять, как правильно организовать свое время, чтобы эффективнее усваивать информацию. Его целью являлось разработать методику для более продуктивной деятельности.

Тогда ему в голову и пришла мысль разделить весь процесс обучение на короткие промежутки учебы, которые чередовались бы с перерывами. Франческо Чирилло контролировал время при помощи небольшого кухонного таймера в виде помидора. Отсюда и пошло название этой техники.

Использование техники позволило студенту добиться большего результата за меньшее время. По мнению Ф. Черилло, его метод помогает:

• Поддерживать мотивацию на высоком уровне
• Улучшить рабочий или учебный процесс
• Развивать решительность действовать в сложных ситуациях
• Повышает продуктивность работы

Предложенная итальянцем техника – всего лишь инструмент, но достижение результатов зависит от намерений, решительности и настойчивости человека.

Суть методики Pomodoro

Время, отведенное на решение определенных задач или вопросов, делится на отрезки. Данные отрезки называются помидорами. Один помидор (выполнение приоритетной задачи) равняется 30 минутам. 25 минут отводится на решение проблемы, 5 – на отдых. После четырех помидоров идет большой перерыв от 15 до 30 минут.

Время может контролироваться обычным таймером или специальными сервисами, приложениями.

Перед тем, как включать таймер, всегда следует составлять список необходимых задач и делать это следует заранее (за 1-2 дня до начала работы). Начинать рекомендуется с того, что на данный момент находится в приоритете. По звонку нужно сразу приступать к работе, при этом важно не отвлекаться на посторонние предметы. Иначе метод не сработает.

Для списка задач лучше завести отдельный ежедневник и по прошествии недели посмотреть, на решение каких проблем потребовалось больше времени. К тому же ведение ежедневника – отличный способ улучшить самодисциплину и самоконтроль. Это позволяет отследить свою эффективность, продуктивность и результаты.

Данная технология одинаково хорошо подходит как для учебы, так и для ведения бизнеса. В современной интерпретации метода существуют и другие временные отрезки. Важно подобрать для себя оптимальное соотношение труда и отдыха.

Главное условие эффективности метода – не отвлекаться во время работы. Но очень часто человек в процессе обучения невольно переключается на посторонние дела. В ситуации, когда внимание полностью поглощено посторонней проблемой, в списке дел необходимо поставить минус (задача не завершена), выключить таймер и сделать то, что отвлекает.

После этого таймер следует перезапустить и начать работать заново.

Исследователи подсчитали, что стандартный 8-часовый день равняется 14 помидорам. Освоив азы техники, можно более грамотно составлять ежедневный список задач.

Основные правила томатов

• Делать акцент следует на приоритетные задачи. Каждый из нас сталкивается с вопросом, с чего начать работу. Чтобы сэкономить львиную часть времени, нужно начинать либо с самых тяжелых задач, либо с тех, которые требуют немедленного решения.

С помощью метода легко определять текущую ситуацию в целом и оценивать, что важно сделать прямо сейчас, а что отложить на потом. Поэтому ни в коему случае нельзя игнорировать составления списка приоритетных задач.

• Концентрация на одном деле. Один помидор требует решения конкретной задачи. Не стоит пытаться за 25 минут охватить несколько вопросов. Если даже задача не решена в течение помидора, ее следует перенести на следующий временной отрезок и так, пока не будет выполнена до конца.
• Ни в коем случае не отвлекаться. Это, пожалуй, самое трудное правило, выполнение которого дается не всем и не сразу. Для полной сосредоточенности можно, например, отключить телефон и интернет и спокойно сконцентрироваться на работе. Способность полностью сосредотачиваться на определенном деле зависит во многом от личных качеств человека.
• Не старайся успевать все сделать за один помидор. В этом нет никакой необходимости. Гораздо важнее полное сосредоточение и полное погружение в процесс работы.  Если стараться скорее закончить дело, пока не прозвенел таймер, и постоянно думать об этом, то качество работы заметно снизиться.
• Соблюдай перерывы. Качественный отдых просто необходим человеку. Много работы неизбежно приведет к перегрузке. Поэтому не следует недооценивать даже 5-минутный перерыв. Такой подход позволит восстановить силы, перезагрузить мозг и расслабиться. Главное – во время отдыха сменить вид деятельности.
• Постоянно регулируй нагрузку и временные промежутки. Необходимо для себя подобрать оптимальное соотношение работы и отдыха, чтобы избежать перегрузки и чрезмерного расслабления. К тому же, свои временные рамки позволят увеличить собственную продуктивность в несколько раз.
• Всегда оценивай результат своей деятельности. Анализируй, сколько помидоров ты съела за сегодня, все ли важные и приоритетные задачи выполнены. В противном случае, пересмотри список дел, количество затраченного времени и оцени свою продуктивность. При необходимости измени график своей работы или поменяй задачи местами.

Техника помидора – достаточно гибкая система, позволяющая совмещать работу над несколькими проектами одновременно. Достаточно два-три раза применить технику, как можно будет сразу же говорить о заметных результатах.

Но важно учитывать, что организация рабочего процесса зависит во многом от целеустремленности, настойчивости и решительности действовать. Ключевым моментом в этом вопросе является мотивация, которую необходимо всегда поддерживать на высоком уровне.