Основные методы и приёмы планирования времени в тайм-менеджменте
девушка с будильником Фото Alexandr Podvalny on Unsplash

ТОП-10 методов тайм-менеджмента для эффективного управления временем

Ксения Жолондковская

Автор

Психолог-консультант. Степень магистра психологии. Занимаюсь психологически...

Наталья Суркова

Эксперт

Практикующий психолог, гештальт-терапевт. Закончила Тольяттинский Государ...

В наши дни ритм жизни и уровень стресса высокий. У женщины так много ролей в современном мире. Хочешь быть любимой женой, хорошей мамой, заботливой дочкой, надежным другом и достигать успехов в работе. Как все это уместить в один день?

Если для тебя это наболевший вопрос, тогда стоит задуматься о планировании и управлении своим временем.  

Основные принципы

часы на табурете
Фото Artem Maltsev on Unsplash

Правильный структурированный тайм менеджмент в твоей жизни поможет больше успевать, уменьшить уровень стресса и выделить время на отдых и заботу о себе. Для этого необходимо выработать определенные навыки управления временем и умение выстраивать свою деятельность так, чтобы оставалось свободное время на то, что важно тебе.

Давай разберемся, какие техники наиболее эффективны. Твой календарь должен контролировать твой день, а не наоборот. Если ты составила список дел, важно четко придерживаться плана действий. Существует несколько методик планирования.

Система GTD

Создатель этой эффективной методики Дэвид Аллен, успешный бизнес-тренер. Основной принцип собирать все входящие дела, задачи и новую информацию в специальном месте, его еще называют инбокс.

Для этого можно использовать программу для планирования, простую записную книжку или даже обычный текстовый файл. Все задачи и идеи старые и новые отправляешь в инбокс. Таким образом, можно собрать все дела, а потом уже работать с ними.

В рамках этой методики Девид Аллен ввел правило двух минут – если решение какой-либо задачи занимает меньше времени, чем две минуты, нужно сразу ее выполнить. Откладывая такие мелкие дела и возвращаясь к ним позже, ты теряешь больше времени.  

На самом деле две минуты – условно, может это займет и пять минут. Нужно записаться к стоматологу,  сделай это сразу.

Приоритетность

Когда все необходимые задачи собраны, нужно их структурировать. Для этого важно правильно расставлять приоритетность. Ведь чаще всего день забит огромным количеством задач, но к вечеру приходит осознание, что он быть суетливый, но не продуктивный.

Для этого прекрасно подходит матрица Эйзенхауэра. Он подразделяет все задачи по важности и срочности на четыре типа:

  • Важные и срочные
  • Неважные и срочные
  • Важные и несрочные
  • Неважные и несрочные

Именно задачи, относящиеся к первому пункту, необходимо делать в первую очередь. Но наверно именно их ты и откладываешь на потом, потому что чаще это объемные и серьезные дела. Как быть?

Для начала, если это что-то большое, необходимо разбить работу на подзадачи, пункты, как ступеньки лестницы, по которой ты будешь подниматься. Они должны быть четкими и выполнимыми. А потом воспользоваться технологией американского писателя, автора большого количества книг по продуктивности, Брайна Трейси.

20 методик тайм-менеджмента

20 методик тайм-менеджмента

У его метода запоминающееся название «Съешь лягушку», это значит взять самую важную и срочную задачу из своего списка и выполнить ее в первую очередь, сразу утром, не откладывая.  Именно такое начало дня наполнит тебя уверенностью, гордостью и прекрасным чувством, что тебе все под силу.

А начиная день с мелких, неважных дел ты расходуешь свою энергию и снижаешь продуктивность.

Принцип Парето

Это правило было введено экономистом Вильфредо Парето и заключается в том, что только 20% затрачиваемых тобой усилий приносит 80% эффективности и наоборот. Поэтому так важно понимать какие именно выполненные задачи принесут тебе 80% результата. Такие дела стоит относить к типу срочные и важные и «съедать свою лягушку» в первую очередь. Такая французская диета не заставит себя ждать и даст головокружительные результаты.

Правило 1-3-5

Количества дел в течении дня также можно регулировать. Считается, что 7-9 задач это оптимальное число. Но они не должны быть все одинаковой важности и сложности, помни про приоритеты. Так можно разбить свой список на такие пункты:

  • Одна задача, которая является очень важной, твоя лягушка.
  • Три задачи средней важности, которые можно выполнить в течении дня.
  • Пять небольших задач, у которых самый низкий приоритет. Если из них, что-то не успела, можно перенести на другой день.

Правило трех дел

Если методика, представленная выше не для тебя, можно воспользоваться ее альтернативой. В этом случае нужно делать акцент на три самые важные цели, которые необходимо выполнить за день и не распыляться на другие, менее важные дела. Возможно,  иногда идеальным вариантом будет совмещать оба этих метода, в какие-то дни использовать один, в другие другой.

Фокус на главном

Прекрасно, теперь у тебя есть структура. Списки, планы – это все замечательно, как теперь все это осуществить? Для этого важно помнить о фокусе на конкретной задаче. Мультизадачности не существует!

Лучше фокусироваться на чем-то одном, конкретном. Иначе, ты будешь переключаться между задачами, а это приведет к потере внимания и не эффективности.  Лучше всего закрыть все вкладки, убрать ненужные вещи, в том числе и телефон, спрятать подальше.

Потому что побороть импульс посмотреть, кто же написал практически невозможно. Важно сфокусироваться на своем деле, войти в состояние потока. Термин ввел известный психолог Михай Чиксентмихайи.

Это такое психологическое состояние, при котором ты полностью погружена в деятельность, испытывая при этом легкость и удовлетворение.

Управление своим временем

Важно научиться понимать, сколько времени займет каждая задача. В этой ситуации прекрасно работает закон Паркинсона – сколько времени ты запланировала на свою задачу, столько это у тебя и займет.  

Если не ставить определенные рамки, то над своим отчетом можно сидеть и целый день, но так его и не закончить. А если есть четкий «дедлайн» эффективность возрастает. Все помнят студенческие годы, когда успеваешь подготовиться к экзамену за одну ночь.

Давай разберем, какие техники управления временем наиболее популярны. Суть этих техник, в установлении таймера на определенное время: если время на работу, когда ты ни на что не отвлекаешься и время на отдых.

Попробовав разные циклы, можно подобрать для себя наиболее оптимальный и комфортный.

  • Метод Pomodoro. На деятельность 25 минут и 5 минут на отдых.  Затем цикл повторяется.
  • Метод 90\30 – это система 2-х часового цикла. 90 минут напряженно работаешь, потом полчаса отдыхаешь.
  • Метод 52\17 – было научно установлено, что человек может работать на пике своей продуктивности около 52 минут, потом лучше переключить внимание. Получается часовой цикл с периодом восстановления 17 минут.

Правило 5 секунд

Приступая к любой задаче, помни о правиле 5 секунд. Когда не хватает мотивации, сложно заставить себя и все время отвлекаешься, этот метод работает как нельзя лучше. Автор лайфхака Мэл Роббинс предлагает посчитать от пять до одного и сразу, незамедлительно начать действовать.  Метод помогает более быстро приступать к выполнению задачи и бороться с прокрастинацией.

Старайся внедрять новые методы постепенно, не все сразу. Так ты сможешь подобрать для себя и своей жизни оптимальную стратегию. А еще, важно помнить, что активную работу необходимо чередовать с восстановлением. Поэтому планируя свой день, не забывай планировать и отдых. Удачи!

Комментарии

Комментарий появится после модерации

close
up