ТОП-10 методов тайм-менеджмента для эффективного управления временем

В наши дни ритм жизни и уровень стресса высокий. У женщины так много ролей в современном мире. Хочешь быть любимой женой, хорошей мамой, заботливой дочкой, надежным другом и достигать успехов в работе. Как все это уместить в один день?

Если для тебя это наболевший вопрос, тогда стоит задуматься о планировании и управлении своим временем.  

Основные принципы

Система GTD

Создатель этой эффективной методики Дэвид Аллен, успешный бизнес-тренер. Основной принцип собирать все входящие дела, задачи и новую информацию в специальном месте, его еще называют инбокс.

Для этого можно использовать программу для планирования, простую записную книжку или даже обычный текстовый файл. Все задачи и идеи старые и новые отправляешь в инбокс. Таким образом, можно собрать все дела, а потом уже работать с ними.

В рамках этой методики Девид Аллен ввел правило двух минут – если решение какой-либо задачи занимает меньше времени, чем две минуты, нужно сразу ее выполнить. Откладывая такие мелкие дела и возвращаясь к ним позже, ты теряешь больше времени.  

На самом деле две минуты – условно, может это займет и пять минут. Нужно записаться к стоматологу,  сделай это сразу.

Приоритетность

Когда все необходимые задачи собраны, нужно их структурировать. Для этого важно правильно расставлять приоритетность. Ведь чаще всего день забит огромным количеством задач, но к вечеру приходит осознание, что он быть суетливый, но не продуктивный.

Для этого прекрасно подходит матрица Эйзенхауэра. Он подразделяет все задачи по важности и срочности на четыре типа:

• Важные и срочные
• Неважные и срочные
• Важные и несрочные
• Неважные и несрочные

Именно задачи, относящиеся к первому пункту, необходимо делать в первую очередь. Но наверно именно их ты и откладываешь на потом, потому что чаще это объемные и серьезные дела. Как быть?

Для начала, если это что-то большое, необходимо разбить работу на подзадачи, пункты, как ступеньки лестницы, по которой ты будешь подниматься. Они должны быть четкими и выполнимыми. А потом воспользоваться технологией американского писателя, автора большого количества книг по продуктивности, Брайна Трейси.

У его метода запоминающееся название «Съешь лягушку», это значит взять самую важную и срочную задачу из своего списка и выполнить ее в первую очередь, сразу утром, не откладывая.  Именно такое начало дня наполнит тебя уверенностью, гордостью и прекрасным чувством, что тебе все под силу.

А начиная день с мелких, неважных дел ты расходуешь свою энергию и снижаешь продуктивность.

Принцип Парето

Это правило было введено экономистом Вильфредо Парето и заключается в том, что только 20% затрачиваемых тобой усилий приносит 80% эффективности и наоборот. Поэтому так важно понимать какие именно выполненные задачи принесут тебе 80% результата. Такие дела стоит относить к типу срочные и важные и «съедать свою лягушку» в первую очередь. Такая французская диета не заставит себя ждать и даст головокружительные результаты.

Правило 1-3-5

Количества дел в течении дня также можно регулировать. Считается, что 7-9 задач это оптимальное число. Но они не должны быть все одинаковой важности и сложности, помни про приоритеты. Так можно разбить свой список на такие пункты:

• Одна задача, которая является очень важной, твоя лягушка.
• Три задачи средней важности, которые можно выполнить в течении дня.
• Пять небольших задач, у которых самый низкий приоритет. Если из них, что-то не успела, можно перенести на другой день.

Правило трех дел

Если методика, представленная выше не для тебя, можно воспользоваться ее альтернативой. В этом случае нужно делать акцент на три самые важные цели, которые необходимо выполнить за день и не распыляться на другие, менее важные дела. Возможно,  иногда идеальным вариантом будет совмещать оба этих метода, в какие-то дни использовать один, в другие другой.

Фокус на главном

Прекрасно, теперь у тебя есть структура. Списки, планы – это все замечательно, как теперь все это осуществить? Для этого важно помнить о фокусе на конкретной задаче. Мультизадачности не существует!

Лучше фокусироваться на чем-то одном, конкретном. Иначе, ты будешь переключаться между задачами, а это приведет к потере внимания и не эффективности.  Лучше всего закрыть все вкладки, убрать ненужные вещи, в том числе и телефон, спрятать подальше.

Потому что побороть импульс посмотреть, кто же написал практически невозможно. Важно сфокусироваться на своем деле, войти в состояние потока. Термин ввел известный психолог Михай Чиксентмихайи.

Это такое психологическое состояние, при котором ты полностью погружена в деятельность, испытывая при этом легкость и удовлетворение.

Управление своим временем

Важно научиться понимать, сколько времени займет каждая задача. В этой ситуации прекрасно работает закон Паркинсона – сколько времени ты запланировала на свою задачу, столько это у тебя и займет.  

Если не ставить определенные рамки, то над своим отчетом можно сидеть и целый день, но так его и не закончить. А если есть четкий «дедлайн» эффективность возрастает. Все помнят студенческие годы, когда успеваешь подготовиться к экзамену за одну ночь.

Давай разберем, какие техники управления временем наиболее популярны. Суть этих техник, в установлении таймера на определенное время: если время на работу, когда ты ни на что не отвлекаешься и время на отдых.

Попробовав разные циклы, можно подобрать для себя наиболее оптимальный и комфортный.

• Метод Pomodoro. На деятельность 25 минут и 5 минут на отдых.  Затем цикл повторяется.
• Метод 90\30 – это система 2-х часового цикла. 90 минут напряженно работаешь, потом полчаса отдыхаешь.
• Метод 52\17 – было научно установлено, что человек может работать на пике своей продуктивности около 52 минут, потом лучше переключить внимание. Получается часовой цикл с периодом восстановления 17 минут.

Правило 5 секунд

Приступая к любой задаче, помни о правиле 5 секунд. Когда не хватает мотивации, сложно заставить себя и все время отвлекаешься, этот метод работает как нельзя лучше. Автор лайфхака Мэл Роббинс предлагает посчитать от пять до одного и сразу, незамедлительно начать действовать.  Метод помогает более быстро приступать к выполнению задачи и бороться с прокрастинацией.

Старайся внедрять новые методы постепенно, не все сразу. Так ты сможешь подобрать для себя и своей жизни оптимальную стратегию. А еще, важно помнить, что активную работу необходимо чередовать с восстановлением. Поэтому планируя свой день, не забывай планировать и отдых.

Будь круче Цезаря

Грамотное управление собственным временем помогает человеку в работе, личной жизни и другой деятельности. Правильное распределение задач и целей – важный навык, которому следует научиться. Работать над эффективностью значит управлять собственными ресурсами настолько продуктивно, что успевать делать в день не одно важное дело, а несколько.

Метод time менеджмента помогает распределять время в течение дня не только владельцам бизнеса, но и рядовым сотрудникам. И различные техники планирования становятся всё более популярными. Есть множество современных проверенных техник, которые помогают продуктивно браться за сложные дела, задачи и подзадачи.

Если тебе важно показать свою эффективность, то начни работать над организацией собственного времени. Хочешь много успевать – научись распределять ресурсы. Возьми за правило разделять работу и личную жизнь. Это первый шаг. Затем распиши рабочее время по часу и по минуте. Составь план, в котором нужно определить, какие дела будут срочными, а какие менее важными.

Начинай следовать списку, трать на выполнение задачи именно столько времени, сколько необходимо по плану. Начинать делать разные по сложности и важности дела одновременно – не очень продуктивный подход. Достижение результата зависит не от количества дел, а от срока, в который они будут выполнены, и от того, насколько грамотно получилось решить проблемы.

Чтобы сосредоточить внимание на важной задаче, необходимо следовать определённым правилам и ставить рамки. Для этого применяй те техники и методы планирования, которые помогут тебе браться за каждое дело с новыми силами. Большинство современных техник являются универсальными и работают в любой сфере жизни.

Инструменты time менеджмента включают в себя большое количество методов, матриц, презентаций. Управление временем с такими инструментами может стать увлекательным процессом. Можно попробовать распределять время работы и отдыха, а так же задачи, используя каждый метод по очереди.

Самые популярные инструменты: метод Pomodoro, матрица Эйзенхауэра, «Съешь лягушку» помогут тебе достигать своих целей, чувствовать себя продуктивной, правильно распределять силы и время. Для современной женщины очень важно сделать много дел и взять под контроль каждую минуту своего дня.

Но нельзя забывать и про время отдыха. Если всё время работать, то можно остаться без сил, стать менее продуктивной и эффективной, как в рабочем процессе, так и в личной жизни. Выполнив задачу, найди несколько минут для отдыха. Например, съешь что-нибудь вкусное и обязательно переключи внимание на другую тему.

Но увлекаться управлением своим временем и заморачиваться на эффективности тоже не стоит без большой необходимости. Хотеть всё держать под контролем – полезный навык, но может привести к стрессу и выгоранию. В своём желании успевать всё, можно лишиться сил и надолго остаться без ресурса. А так же неправильно расставить приоритеты во время планирования будущих задач.

Если попробуешь разные техники time менеджмента и поймёшь, что для твоей жизни такая система не работает, то и не нужно себя мучить. Достигать поставленных целей можно и без правил, которые диктует тот или иной метод. Просто возьми за правило выполнять все задачи, которые нужно сделать в этот день. И не забывай про отдых.

По time менеджменту существует большое количество популярных книг. Известные авторы предлагают разные решения, которые помогают добиться эффективного результата. Каждый описывает свои методики, которым может следовать как работник, так и работодатель. Все советы направлены на повышение продуктивности работы компании и отдельного человека.

Если твоя деятельность связана с управлением и бизнесом, то тебе без правильного планирования наверняка тяжело жить. Если ты разберёшься в вопросе, то будешь грамотно решать свои задачи и правильно распределять их между своими сотрудниками. Ты эффективно спланируешь собственное время, установишь необходимые рамки и сроки выполнения, и найдёшь необходимый подход.

Ты можешь использовать несколько инструментов планирования и организации собственного времени. Выделить в них самое важное, придумывать что-нибудь новое. Когда сможешь разобраться, что именно способствует достижению наиболее хорошего результата, смоешь разработать из этого набора универсальную стратегию.

Возьми за основу любую технику планирования, выбери цель, подбери задачи для её достижения. Затем распредели подзадачи, на каждую отведи определённое количество времени. Это хороший принцип достижения любой цели. Используй методики организации рабочего времени и отдыха, и убедись в том, что жизнь не настолько сложная, когда всё под контролем.

Советы из этой статьи помогут тебе справляться с поставленными задачами, управлять рабочей и личной жизнью, эффективно распределяя время. Ты почувствуешь прилив сил и продуктивности в любой сфере. Используй любой метод управления и меняй их хоть каждый день, пока не найдёшь тот, который будет выполнять все нужные задачи.